Vantagens e Benefícios de uma Suite para Automação de Processos

Por ProcessMind & Lecom,

ProcessMind elaborou mais um artigo em parceria com a Lecom, empresa de Comunicação Digital, dentro de uma série de posts sobre Gestão de Processos. Confira o resultado:

A prática da gestão de processos ou BPM (Business Performance Management) é uma disciplina cada vez mais presente no dia-a-dia da maioria das empresas, na busca por maior eficiência e eficácia nas atividades executadas pelos colaboradores. A utilização de ferramentas de automação dos processos (também denominadas BPMS – business process management system) é um dos grandes aliados para o alcance destes resultados.

É comum haver confusão entre as siglas BPM (prática de gestão) e BPMS (sistema). Porém, BPM está relacionado a toda atividade de análise ou melhoria orientada à processos e, como vimos no post “ Como enxergar uma empresa sob a ótica de processos? ”, é algo que contribui e muito para a orientação e os resultados das empresas. O BPMS que tratamos neste post é uma suíte de sistemas que devem ser aliados ao BPM em sua função.

Falando mais detalhadamente sobre o BPMS, ele pode ser definido como um conjunto de componentes de software complementares que funcionam de maneira integrada para suportar todo o ciclo de automação de processos, a saber:

  •  Modelagem gráfica do fluxo de trabalho;
  •  Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc);
  • Execução e controle do andamento do processo;
  •  Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão;
  • Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos.

Muitas são as vantagens que uma ferramentas de BPMS pode trazer para a organização, tanto em termos de evolução de sua arquitetura tecnológica, como também para a melhoria dos processos. Do ponto de vista dos gestores e colaboradores, podemos citar:

  1. Visibilidade: os processos estão definidos e são claros, explícitos para todos os participantes e gestores, bem como está o papel de cada um nos processos;
  2. Padronização: processos são executados de acordo com as regras definidas pelo negócio e não de acordo com critérios individuais de cada participante; garantindo a execução das “best practices” (melhores práticas) por todos;
  3. Controle: O status da execução de cada processo é monitorado em tempo real e fica disponível para tomada de ação;
  4. Produtividade: Melhor aproveitamento dos recursos através de ganhos de produtividade, com menos retrabalhos, já que o sistema pró-ativo leva as atividades aos participantes;
  5. Satisfação: pessoas são liberadas de tarefas de controle — o sistema controla — para executar tarefas de alto valor agregado;
  6. Alinhamento estratégico: processos são definidos e executados de acordo com a estratégia; além disso, a medição e a análise de indicadores de desempenho reforçam este alinhamento;
  7. Agilidade: novos processos e mudanças nos processos para atender às demandas do mercado e dos clientes são implementados em prazos sem precedentes, gerando menor time-to-market (tempo para inserir um produto ou serviço no mercado) e maior competitividade da empresa;
  8. Satisfação dos clientes: processos controlados e monitorados provocam significativa melhora na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes e agilidade na sua entrega.
  9. Rastreabilidade: com o armazenamento e o histórico dos processos (juntamente com o fluxo de atividades realizadas), fica mais rápido e mais fácil ter acesso a informações diversas, o que ajuda muito em etapas de auditoria e obtenção de ISO, por exemplo.
  10. Racionalização da burocracia: diminui-se consideravelmente o tráfego e a dependência de papéis, já que as decisões e aprovações são feitas por intermédio da suíte;

Para obter estes resultados, é importante uma análise criteriosa dos processos a serem automatizados bem como uma condução adequada do projeto de automação. Sobre isto iremos falar em um próximo momento.

Se desde já quiser saber um pouco mais sobre processos, fica o convite para acessar outros posts sobre o assunto tanto no blog da Lecom quanto neste nosso blog.

Publicado em BPM, BPM Blogs, BPMS. 2 Comments »

2 Respostas to “Vantagens e Benefícios de uma Suite para Automação de Processos”

  1. BPM Benefits | Blog BPM Says:

    […] ROI with BPM Building the Business Case for BPM Vantagens e Benefícios de uma Suite para Automação de Processos Share:EmailPrint […]

  2. Bruno Says:

    Na empresa onde trabalho, depois da implantação do EV-Doc, que também é um BPMS, a produtividade aumentou significativamente, ao ponto das informações necessárias ficarem quase instantâneas, o que tornou a atuação da empresa mais competitiva.
    Eu mesmo não acreditava que era possível, mas após a utilização do BPMS, o trabalho se tornou mais prático e eficiente.
    Abraço.


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