Implementação 3 – Treinamento, Disciplina e Comprometimento

Por Mauricio A. Santos , ProcessMind

Neste post gostaria de concluir o assunto de implantação de um novo processo após a conclusão da etapa de análise e mapeamento do mesmo. Nos posts anteriores comentei sobre a necessidade da disciplina na gestão do novo processo, que esta relacionada à implantação das melhorias e medição dos indicadores de desempenho do processo.

O terceiro desafio da implantação, e talvez o mais crítico, é garantir que as pessoas cumpram o que foi definido, ou seja, realizem as atividades do processo conforme foi desenhado e validado. Neste ponto as pessoas tem que passar a trabalhar não conforme o que elas faziam antes, mas sim de acordo com as novas regras definidas. Para que isto aconteça cito alguns pontos a serem gerenciados neste processo de mudança:

  1. Garantir que os principais key users tenham participado do processo de mapeamento, o que facilita sua absorção durante a implantação;
  2. Garantir a capacitação e divulgação do novo processo para todos os envolvidos, sem exceção, através de treinamento formal, comunicados, publicação dos documentos produzidos, entre outros meios;
  3. Garantir que a alta direção compreenda e apóie as mudanças do processo, cobrando sua execução conforme definido;
  4. Garantir que o gestor do processo acompanhe continuamente a execução do processo, identificando necessidades de ajustes e reorientando os usuários, sempre que necessário.

Em todos estes pontos, na verdade, estamos falando em conseguir o entendimento e comprometimento de todas as partes interessadas com o novo processo, resistindo à tentação de executar o processo como “antigamente” pela facilidade e medo de que tudo de errado.

No início de um novo processo, nem tudo ocorre da melhor forma e alguns ajustes são necessários realizar ao longo do caminho. Porém, com o tempo e as melhorias sendo executadas, a tendência é que o novo processo seja absorvido facilmente por todos gerando melhores resultados, tanto em eficiência e eficácia, que é o que foi planejado durante toda etapa de análise e mapeamento do processo.

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