Implementação 1 – Implantando Melhorias

Por Mauricio A. Santos, ProcessMind

Uma das maiores dificuldades que encontramos em nossos projetos de processos acontece no momento em que terminamos a etapa de mapeamento do processo e iniciamos sua implantação. Esta implantação envolve, principalmente:

  • O treinamento e acompanhamento dos usuários no novo processo definido,
  • A medição e análise dos resultados dos indicadores e
  • A implantação das melhorias identificadas durante o mapeamento.

As três atividades são importantes e passam por dificuldades na sua realização. No momento vou me ater somente a terceira, sobre as melhorias. Pela nossa experiência, durante o mapeamento de um processo razoavelmente complexo, isto é, que envolve mais de uma área para sua execução e precisa de algumas etapas para ser concluído, são identificadas em média 50 oportunidades de melhoria, sendo que este número pode chegar a quase 100 em alguns casos.

É lógico que estas melhorias são de diferentes naturezas e complexidades. Algumas podem ser rapidamente implantadas, quick wins, porém outras se caracterizam por serem pequenos projetos, que necessitam de um detalhamento e gestão adequados para serem eficientemente executadas. Assim, o primeiro passo é conseguir priorizar todas as melhorias, planejando sua implantação ao longo do tempo. Não dá para fazer tudo ao mesmo tempo pois os recursos (financeiros e humanos) são limitados.

Assim, priorizamos, definimos o responsável por cada melhoria e o prazo para sua conclusão. E então começam as dificuldades…Passa o tempo e quase nada é implantado efetivamente, nem mesmo as mais simples. E as causas são variadas:

  • Os responsáveis pela implantação não participaram do mapeamento e não enxergam sua importância
  • Os gestores ou responsáveis não conseguem dar prioridade na sua execução em meio às suas rotinas diárias
  • Não existe uma cobrança efetiva pela sua implantação
  • A alta direção não acompanha o processo
  • As melhorias são simplesmente esquecidas com o passar do tempo

E aqui entra o papel do escritório de processos da empresa, com a função de monitorar a implantação das melhorias e minimizar estas causas. Porém, eles não são os executores, nem devem ser. Esta responsabilidade sempre será do gestor do processo. Por isto, acredito que o maior desafio é conseguir mostrar a estes gestores os benefícios gerados a partir da implantação das melhorias, para que elas não sejam enxergadas como uma atividade a mais do dia-a-dia, mas sim como uma ferramenta importante para  a gestão e evolução de sua  respectiva área.

Não é uma tarefa fácil, mas penso que é o melhor caminho para as dificuldades serem contornadas.

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