BPM em Pequenas e Médias Empresas Dá Certo?

Por Maurício A. Santos, ProcessMind

Dá certo e quase sempre é mais rápido.

Muitas vezes me pergunto se é mais fácil implantar a gestão de processos em grandes organizações ou em pequenas e médias empresas (PME). Apesar de haver prós e contras nos dois cenários, depois de já ter realizado projetos para empresas de diferentes portes e segmentos, acredito que os resultados aparecem com maior rapidez e eficácia em empresas de menor porte.

Entre as vantagens dos programas de processos em PME, posso citar:

1. Agilidade na Tomada de Decisão: a gestão de processos depende sempre que haja uma priorização dos trabalhos e das implantações das melhorias nos processos. Na PME o acesso direto a alta direção faz com que esta decisão seja tomada rapidamente, sem a necessidade de diversas alçadas de aprovação e diversas reuniões de validação e consenso. Da mesma forma, as mudanças de rota, caso as coisas não estejam dando certo, também é feita de forma bem ágil.

2. Autonomia Corporativa: normalmente a PME não precisa se reportar a nenhuma matriz ou holding para aprovar novos projetos em processos. A decisão é tomada diretamente pelo dono da empresa, desde que este esteja consciente dos benefícios que a gestão de processos pode trazer.

3. Menor Existência de “Feudos”: as áreas de uma empresa de menor porte se comunicam de forma mais ágil e dependem muito mais umas das outras. Ao iniciar um trabalho de processos, esta maior interação facilita muito o mapeamento e implantação dos processos e diminui a resistência à mudanças.

4. Facilidade na Mudança de Cultura de Trabalho: contando com uma força de trabalho menor, na PME conseguimos envolver todo o corpo de colaboradores em um espaço de tempo menor com atividades de mapeamento e treinamento em processos, por exemplo. Torna-se mais simples também mostrar para as pessoas a visão dos processos multifuncionais que cruzam toda a empresa e, assim, quebrar as barreiras que existem entre as áreas.

Por outro lado, podemos citar também algumas desvantagens no cenário das PME. Sabemos que na PME a capacidade de investimento é menor e precisa ser bem controlada, o que pode atrasar a implantação de algumas mudanças. Além disso, possuindo uma força de trabalho menor, também o tempo das pessoas é escasso para poder se dedicar a gestão de seus processos. Este acúmulo de atividades, porém, já é uma realidade também nas grandes empresas.

Com este argumentos, não quero dizer que não existam casos de sucesso de implantação da gestão de processo também em grandes empresas. Existem e são bem relevantes. Entretanto, me atrevo a dizer que a incidência é maior em empresas menores. De qualquer maneira, independente do porte da empresa, sabemos que o caminho para o sucesso não é simples e exige bastante dedicação e persistência dos que estão envolvidos no programa.

E você ? O que acha ? Qual sua experiência em implantação em pequenas e médias empresas ? Comente.

Publicado em BPM. 15 Comments »

15 Respostas to “BPM em Pequenas e Médias Empresas Dá Certo?”

  1. paulo ortiz Says:

    Olá Mauricio,

    Gostei muito das suas colocações.

    Gostaria de ver seus comentários sobre a PME:
    1- Quando já tem um ERP
    2- Quando ainda não tem um ERP

    Como voce vê a implantação do ERP simultaneo com o BPM?

    grato
    paulo ortiz

  2. Maurício A. Santos Says:

    Ola Paulo, obrigado pelo comentário.

    Aqui na ProcessMind vemos o ERP e o BPMS como soluções complementares que podem (e devem) fazer parte da arquitetura de sistemas da empresa.

    Enquanto o ERP atua na camada transacional do negócio, emissão de NF, pedido de venda, ordem de compra, ordem de produção etc etc etc, o BPMS atua na camada funcional, orquestrando o processo do início ao fim e acionando o BPMS quando necessário. Por exemplo, em um processo de compras ele “avisa” o ERP quando precisa emitir a ordem de compra para o fornecedor.

    Quanto à implantação das duas soluções ao mesmo tempo, vejo com bastante restrição, principalmente em PME, pois a equipe interna não vai conseguir tocar em paralelo as duas iniciativas e o inevstimento fica alto em um mesmo período. Qual delas implantar primeiro, vai depender muito das prioridades da empresa no momento.

    Um abraço,

    Maurício

  3. paulo ortiz Says:

    Caro Mauricio,

    Obrigado pela resposta. Minha intenção era a análise do uso do BPM (não BPMS) como ferramenta para a implantação do ERP.

    Vejo uma confusão no mercado em mapear processos para parametrizar ERP, quanto a mapear processos para otimização de seus processos. (simultaneos em implantação ERP)

    Como voce ve o correto mapeamento para parametrização?

    grato
    paulo

  4. José Says:

    Infelizmente pequenas não tem grana para investir nisso. Sem falar que o custo da consultoria é inviável para eles.
    Bom mesmo é em grande empresa.

  5. Maurício A. Santos Says:

    Ola pessoal,

    Primeiro a pergunta do Paulo.
    Concordo com você que existe uma certa confusão nesta questão de mapear processos para implantar o ERP e, a meu ver, gerada pelos próprios vendors de ERP. Como o objetivo é a implantação, acho que o mapeamento tem que ser bem convencional, sem procurar otimizar muito os processos, até porque o próprio ERP traz embutidas as melhorias que precisam ser incorporadas no dia-a-dia da empresa.
    Se você for fazer também um trabalho de análise e otimização do processo ao mesmo tempo que o ERP está sendo implantado, pode ser que você consuma muito tempo nesta análise e atrase o projeto de implantação.
    Sugestão: implante o ERP com o mínimo de customização do sistema e, depois, faça um trabalho de otimização dos processos, já sabendo como o ERP funciona, com o objetivo de identificar outras melhorias como responsabilidades e regras de negócio

  6. Maurício A. Santos Says:

    Ola José,

    Reamente a pequena empresa tem menos grana para investir em um trabalho de processos. Por isto que é fundamental planejar bem e priorizar os processos mais críticos, criando ciclos de mapeamento e automação dos mesmos.
    Nos mesmos já trabalhamos com empresas que, com pouco dinheiro, conseguiu fazer muita coisa. Como já disseram por aí: Pense grande, comece pequeno, colha resultados logo.

  7. Solange Almeida Says:

    Olá!!!

    Gostaria de saber qual a melhor forma de se aplicar mapeamento em Instituição de ensino superior?
    É aconselhavel?
    Visto que, termos os setores administrativos e os academicos.

    Grata, Solange Almeida – PVH – RO

  8. Herbert Says:

    Gostaria de saber qual a melhor forma de se aplicar mapeamento em redes de supermercados?

    Grato, Herbert Costa – ABC – SP

  9. Mauricio Says:

    Ola Solange e Herbert,

    Indepedente do negócio, sempre é possivel (e recomendado) se fazer um trabalho de gestão de processos, o que inclui também o mapeamento de processos.

    A primeira coisa a se fazer é identificar quais são os processos da empresa, sendo que temos os processos de apoio (ou administrativos, como dia a Solange) e os de negócio (voltados ao cliente final).

    O segundo passo é identificar quais são os processos mais críticos e planejar o trabalho de mapeamento para aqueles processos que estão com mais necessidades. Não dá para mapear tudo de uma vez só, então a palavra chave é priorização.

  10. Ramon Sobral Says:

    Olá Mauricio, estou fazendo meu tcc para pós e o assunto escolhido foi exatamente bpm para médias empresas. Li seu artigo e achei interessante, gostaria de trocar algumas idéias com relação ao assunto, como case de sucesso, custos e demais topicos. Será que poderiamos trocar emails?

    Obrigado!

  11. Suzanny Lavor Says:

    Olá Maurício! Achei seu artigo excelente, principalmente pela escassez de cases relacionados a esse assunto. Me ocorreram duas dúvidas:
    – Como sua empresa vê a utilização de BPM? Digo, do ponto de vista da organização mesmo; e
    – BPM é uma ferramenta que possibilita a descoberta e auxilia no projeto de serviços?

    Grata pela atenção!

  12. Mauricio Says:

    Ramon,

    É só mandar o e-mail que conversamos mais (mauricio.santos@processmind.com.br)

    Suzanny,

    Fiquei um pouco confuso com sua pergunta. Você se refere a BPM como uma prática de gestão ou somente como uma ferramenta de automação (que normalmente chamo de BMS) ?
    Do ponto de vista de gestão, BPM pode ser um grande alavancador de mudança de cultura na empresa, uma vez que um de seus objetivos é quebrar a visão de áreas isoladas dentro da empresa e trazer a visão de processos que cruzam várias áreas, com uma única gestão.
    Nest sentido, pode até trazer mudanças na estrutura organizacional da empresa a médio prazo.

    Espero não ter confundido ainda mais. Qualquer coisa, entre em contato por e-mail.

    Um abraço,

    Maurício

  13. Diego Says:

    Olá, gostei muito de seu artigo, e gostaria de saber se é possível surgir um tema de TCC envolvendo BMP e Programação Rica p/ Internet (RIA), algo que una os 2 em um prol comum. Achei interessante o desenvolvimento de uma ferramenta de BMPS para Pequenas e Médias Empresas utilizando a WEB como forma de acesso ao Software. O que você acha?

  14. Marcelo leite Says:

    Trabalho com pequenas empresas, encontro recorrentemente pequenas empresas que são reféns de colaboradores detentores do conhecimento. Funcionários que entram, desenvolvem um modo de trabalho que só eles entendem e executam. Os empresários acabam por ter grande prejuízo com a saída desses colaboradores que sempre viram vilões da estória. Vc vê a utilização do Bpmn como forma de (sem o uso de ERP ou outra ferramenta de automação) criar padrões para a execução de tarefas e atividades rotineiras das empresas ??

  15. Valéria Carvalho Costa Says:

    Muito bom o artigo, principalmente por argumentar que as pequenas empresas podem sim desenvolver suas atividades orientadas a processos. Isto facilita muito as coisas, principalmente quando se quer eficiência, eficácia, economicidade e relevância. Vejo que as empresas orientadas a processos aproveitam bem melhor os seus recursos, pois costumam pensar na empresa como um todo e com diferentes pontos de vistas, decidindo muitas vezes pela melhor forma de realizar algo. Isto acaba por ajudar a crescer um ativo muito importante e muitas vezes deixado para segundo plano nas análises gerenciais e estratégicas: seu capital intangível. Parabéns pela discussão.


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