Escritório de Processos – BPMOffice

Por Maurício Santos, ProcessMind

Cada vez mais percebemos nas empresas a preocupação em se montar um estrutura interna permanente, reponsável pela coordenação das atividades relacionadas ao mapeamento, melhoria e gestão dos seus processos, o que, para nós, que trabalhamos e acreditamos na gestão de processos, é motivo de bastante satisfação. Esta nova e crescente iniciativa mostra claramente que as empresas passam a ver os trabalhos de processos não mais como projetos isolados para corrigir problemas pontuais em determinadas áreas, mas sim como uma disciplina de gestão importante para auxiliar e alavancar a gestão do negócio como um todo.

Costumamos falar que, assim como existem estruturas voltadas à gestão de pessoas, gestão financeira ou gestão da tecnologia da informação, da mesma forma deve existir esta estrutura voltada à gestão dos processos. A esta estrutura damos o nome de Escritório de Processos, ou BPMOffice (business process management office).

Fica a preocupação somente que esta nova “onda” não seja apenas algo passageiro que, ao menor sinal de problemas ou resistências internas, seja abandonada. Por isto, é importante salientar algumas premissas a serem consideradas durante a montagem do seu escritório de processos:

1 Autonomia: quanto mais o escritório de processos estiver ligado a alta direção da empresa, e não subordinado a uma determinada área, melhor. Por ser uma disciplina de gestão, que se preocupa com o desempenho e melhoria de todos os processos da empresa, a equipe de processos deve poder ter autonomia para analisar, apontar problemas e “cobrar” a implantação de melhorias e o desempenho dos diferentes gestores de processos da empresa.

2. Alinhamento: mantendo sua autonomia, a disciplina de processo precisa estar alinhada à outras disciplinas (ou áreas) da empresa complementares como, por exemplo, gestão da qualidade e gestão de projetos. Muitas vezes, estas atividades estão até mesmo sob uma mesma estrutura, o que não é um problema, desde que as responsabilidades estejam bem definidas.

3. Visão de Longo Prazo: deixe claro para a alta direção que os maiores resultados advindos da gestão de processos, não aparecem de imediato mas exigem um continuidade das ações e perseverança, afinal trata-se de uma mudança na cultura de gestão.

4. Planejamento e Priorização: comece as atividades definindo (ou revisando) o modelo de gestão de processos da empresa (veja post anterior) e priorizando os processos que merecem ser primeiro analisados e mapeados. Querer mapear e melhorar todos os processos ao mesmo tempo pode ser um “tiro no pé”.

5. Estrutura “Multiáreas”: o sucesso do escritório de processo não se restringe somente ao coordenador e analistas de processos contratados para este fim. Eles são apenas parte da estrutura, responsável pelo seu planejamento e coordenação. Porém, fazem parte do escritório de processos também a alta direção da empresa (ou parte dela), em forma de comitê ou similar para aprovar e analisar os resultados do trabalho principalmente. Também fazem parte da estrutura os próprios gestores dos processos, responsáveis pela implantação das melhorias e medição do desempenho dos processsos, bem como a equipe de TI, parcerias internas para os projetos de automação de processos.

6. Processos e Gestão: sendo também um processo, deve-se definir claramente quais são os processos do Escritório de Processos, o que envolve mapear estes processos, definir as responsabilidades por cada um, padronizar as metodologias e ferramentas a serem utilizadas e implantar indicadores de desempenho para medir a eficácia e a eficiência do BPMOffice.

Acredito que adotando pelo menos estas premissas ficará mais fácil garantir o sucesso do Escritório de Processos. Com certeza surgirão dificuldades e resistências no meio do caminho mas, com perseverança e sem desânimo, os resultados aparecerão.

Bom trabalho !!!

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