BPMS e Flexibilidade – Parte 1

Por Luis Bender, ProcessMind

Um assunto que cada vez mais tem chamado minha atenção é a eficácia da automação de processos de razoável complexidade através da utilização de BPMSs de mercado. Ou seja, qual a aderência dos BPMSs às necessidades de automação dos processos de negócio reais das empresas. Não estou falando aqui do “processo de reembolso de despesas” ou similares que os fornecedores de BPMS utilizam para demonstrar seus produtos, mas sim de processos reais das empresas, com intensa participação humana, colaboração entre participantes, decisões complexas, diversas exceções (muitas delas imprevisíveis – é o mundo real), integrações com sistemas corporativos legados não orientados a serviços, etc.

Caso não haja compatibilidade entre a natureza do processo e a flexibilidade oferecida pelo BPMS, poucas serão as chances de sucesso da automação e grandes as chances dos participantes utilizarem intensamente meios alternativos para execução do processo (e-mail, planilhas, etc). É claro que existem muitos outros fatores que contribuem para o sucesso da automação de um processo, como a metodologia utilizada, o apoio da alta direção, etc, mas vamos nos ater no aspecto “flexibilidade requerida pelo processo vs. flexibilidade oferecida pelo BPMS”.

A flexibilidade requerida pelo processo está diretamente relacionada à sua natureza. Keith Harrison-Broninski propõe uma escala de variedades de processos, na qual temos num extremo processos mechanistics (mecanicistas ou mecânicos, numa tradução livre), nos quais a participação humana está limitada à entrada de dados e decisões pontuais e no outro extremo processos human-driven, nos quais a colaboração entre os participantes e a criatividade são as características mais marcantes.

Uma outra escala de mais fácil assimilação, na linha do pensamento de Derek Miers, define processos transacionais num extremo e processos colaborativos no outro. Processos transacionais são aqueles com pouca variabilidade entre cada execução (portanto mais repetitíveis), ou seja, são rígidos, permitindo poucas exceções, as quais são todas pré-definidas, mapeadas e tratadas em tempo de desenho do processo. Processos colaborativos, por sua vez, podem ser definidos e redefinidos em tempo de execução através da colaboração entre seus participantes.

Como regra geral, quanto mais colaborativo for o processo a ser automatizado, mais flexível deve ser o BPMS utilizado. De maneira análoga, quanto mais transacional for o processo a ser automatizado, mais rígido deve ser o BPMS. Observe que um processo transacional não é um caso específico de um processo colaborativo, ou seja, um processo transacional não é um processo colaborativo “simples”. São processos de natureza distinta. Portanto, um BPMS desenhado para máxima flexibilidade visando processos colaborativos pode ser uma péssima escolha para automatizar um processo transacional. De maneira mais óbvia, o inverso também é verdadeiro, ou seja, uma ferramenta desenhada com pouca flexibilidade para processos transacionais não é adequada à automação de processos colaborativos.

A grande maioria dos BPMSs de mercado hoje estão focados em atender às necessidades dos processos transacionais. E aí está um paradoxo: quanto mais transacional (e menos colaborativo) for o processo, maiores são as chances de um sistema transacional tradicional (ERP, CRM, desenvolvido in-house, etc) resolver com sucesso sua automação e menores as chances de um BPMS ser necessário.

Em conversa com meu amigo Rafael Bortolini, da Cryo Technologies, fornecedor do BPMS Orquestra, ele comentou que nos projetos em que tem trabalhado, os processos que realmente agregam valor para a organização e que são foco da automação são de natureza colaborativa, e não transacional. Não por acaso a Cryo está trabalhando para aprimorar seu produto de maneira a suportar novos paradigmas de automação. E esse é o caminho que os fornecedores mais atentos às necessidades de seus clientes estão adotando.

Um risco muito grande (e infelizmente bastante freqüente) em trabalhos de automação de processos é considerar um processo de natureza colaborativa como transacional e aplicar em sua automação um BPMS voltado a processos dessa natureza. As conseqüências são invariavelmente prazos e custos estourados e um resultado final pouco aderente às reais necessidades do negócio. Muito provavelmente a ferramenta será abandonada no curto ou no máximo médio prazo. Portanto, entenda com profundidade a natureza do processo a ser automatizado e escolha a ferramenta adequada. Se você já tem um BPMS (e não pode adotar outro complementar), então escolha automatizar processos de natureza compatível com a ferramenta.

Num próximo post falaremos mais sobre o que os fornecedores estão fazendo para endereçar a questão da flexibilidade em suas ferramentas para atender às necessidades de processos colaborativos.

Publicado em BPM, BPMS. 4 Comments »

4 Respostas to “BPMS e Flexibilidade – Parte 1”

  1. Helio Pereira Says:

    Luis,

    E qual sua sugestão para empresas que querem automatizar a maior parte dos processos? Ter mais de um produto de BPMS?

    Grato,

  2. Luis Bender Says:

    Helio,

    Eu diria que mais de um sistema de suporte a processos será necessário nesse cenário, segundo o que o mercado nos oferece hoje. Se esses sistemas vão ser classificados como “BPMS”, eu não sei, pois essa classificação é até certo ponto arbitrária e subjetiva. Em algumas situações, é melhor utilizar um framework orientado a processos do que um produto fechado de mercado, enfim, não creio que processos de naturezas tão distintas possam ser “encaixados” numa mesma ferramenta, dentro das opções que o mercado nos oferece hoje.

    Um abraço,
    Bender

  3. BPM HOJE » Flexibilidade Says:

    […] artigo, “O mais importante são as pessoas“, Luis Bender do The BPM Experience publicou artigo interessantíssimo sobre a necessidade de maior flexibilidade por parte das ferramentas de BPM, para que essas passam […]

  4. Diego Kisselaro Says:

    Luis,

    Tenho um processo a ser mapeado que já considerava ser extremamente colaborativo. Lendo o seu artigo, essa opinião concretizou-se. Estou em busca de uma ferramenta para o mapeamento e desenho desse processo. A idéia é de que o próprio mapeamento fosse colaborativo. Você conhece algo no mercado?

    Obrigado.


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