BPMS e Estrutura Organizacional

Por Luis Bender, ProcessMind

Um BPMS deve ser capaz de reconhecer a estrutura organizacional de uma empresa ou empresas (pessoas, áreas, grupos, papéis, relacionamentos diversos, etc.), definir os participantes dos processos e gerenciar o relacionamento entre a estrutura organizacional e esses participantes, tudo isso de maneira que eles possam interagir com as atividades dos processos de maneira adequada e no momento correto.

Considero o suporte à estrutura organizacional um ponto fraco de muitos BPMSs. Em geral, falta flexibilidade para refletir e manter as estruturas organizacionais modernas, mais complexas do que a simplesmente hierárquica, e falta também dinamismo, pois o relacionamento da estrutura organizacional com os processos é dinâmica de diversas maneiras e deve ser tratada como tal.


Em primeiro lugar, devemos reconhecer que a estrutura organizacional da maioria esmagadora das empresas não é orientada a processos. Ponto. Temos que encarar essa realidade e lidar com ela da melhor maneira possível. Um BPMS pode se relacionar com a estrutura organizacional sob diversas perspectivas:

1. Estrutura organizacional da empresa. O BPMS deve ser capaz de refletir (ou reconhecer) a estrutura organizacional da empresa como ela é, sem transformações para acomodar as limitações do produto. Isso facilita que as alterações feitas na estrutura real sejam facilmente reproduzidas no BPMS, evitando o dessincronismo entre elas. O importante aqui é que o BPMS consiga realmente refletir a complexidade das estruturas organizacionais matriciais que a maioria das empresas adota hoje, onde um mesmo profissional desempenha diferentes papéis em diferentes grupos organizacionais. Pode-se opcionalmente usar uma fonte de informações externa (como um serviço de diretório via LDAP ou Active Directory).

2. Participantes do processo. O BPMS deve ser capaz de definir claramente todos os participantes do processo, sejam eles participantes humanos, sistemas, etc., enfim, os responsáveis pelas diversas atividades do processo. Gosto da metáfora gráfica dos swimlanes (ou raias) que alguns BPMS utilizam (como o Fuego, por exemplo). O BPMN define algo nessa linha, com pools e lanes. Além das responsabilidades sobre as atividades, devemos ser capazes de definir outras responsabilidades sobre o processo, como o process owner, auditor, risk manager, etc.

3. Relacionamento entre participantes do processo e estrutura organizacional da empresa. Esse é o ponto chave, onde muitos BPMSs deixam muito a desejar. Aqui você define, para cada participante, de maneira estática (definida em tempo de definição do processo) ou dinâmica (definida em tempo de execução de uma instância do processo), qual seu relacionamento com a estrutura organizacional. Ou seja, como os diversos participantes do processos estão mapeados na estrutura organizacional da empresa.

Para começar uma avaliação da qualidade do suporte que um determinado BPMS fornece à estrutura organizacional, além de avaliar as perspectivas acima, podemos fazer duas perguntas básicas:

a) Qual o custo para inserir um novo profissional na empresa? Se o suporte do BPMS à estrutura organizacional for bom, esse custo é baixo, ou seja, uma vez que você associou o profissional aos grupos organizacionais de que ele participa com os devidos papéis em cada grupo, essa profissional passa automaticamente a interagir com os processos definidos no BPMS de maneira adequada. Não deve ser necessária nenhuma configuração adicional nos processos. O mesmo vale para a saída de um profissional da empresa. Por outro lado, se para cada profissional que entrar ou sair da empresa são necessárias alterações em um ou mais processos, então temos um problema sério, abra sua mente e comece a avaliar outros produtos.

b) Qual o custo para definir / alterar um processo no BPMS? Se, após definido (ou alterado) um processo no BPMS, seus participantes e o relacionamento entre esses participantes e a estrutura organizacional, os profissionais da empresa passarem a automaticamente interagir adequadamente com esse processo, então o custo é baixo e o suporte é bom. Caso sejam necessárias alterações na configuração da estrutura organizacional para que isso aconteça, então temos uma situação que, com o aumento da escala no uso do BPMS e na complexidade dos processos automatizados, passa a ser preocupante.

Enfim, se os profissionais da empresa passarem a interagir (ou continuarem interagindo) com os processos de maneira adequada após alterações na estrutura organizacional ou na definição dos processos, então temos uma situação onde o suporte do BPMS à estrutura organizacional atente a requisitos mínimos de flexibilidade e dinamismo. A partir dessa análise básica, podemos proceder uma análise mais detalhada já levando em consideração os requisitos da empresa usuária em particular.

Mais sobre esse assunto num próximo post…

Publicado em BPM, BPMS. 6 Comments »

6 Respostas to “BPMS e Estrutura Organizacional”

  1. Rogerio Says:

    Boa noite, sou universitario e estou fazendo monografia sobre a ferramenta BPMS, mas tenho pouco material, por um acaso voce tem algum material ou alguma dica que possa me auxiliar, falta concluir tipos de BPM( o BPM tem varias funcoes né, integracao de sistemas, ou voltado a processo de negocios), ou assim, se caso voce souber, peço a compreensão e ajuda sobre o assunto.
    Obrigado….
    Rogerio

  2. The BPM Experience Says:

    Rogério, você enconta dicas interessante na seção BPMS Directory desse blog (veja menu superior). Tenho certeza de que ali você vai conseguir todas as informações necessárias para sua monografia e muito mais.

  3. Denise Says:

    Boa noite,
    Sou aluna de pós graduação e estou tendo dificuldades de fazer um trabalho de pesquisa em uma empresa de grande porte sobre sua estrutura organizacional. Será que vcs poderiam me ajudar?
    Obrigada,
    Denise

  4. Esmeralda Judith katombela Says:

    Gostaria de saber o que é BPMS.

    Obrigada

  5. Dan Jorge Jesus Nascimento Says:

    Estou tendo dificuldades em encontar estrutura organizacional das empresas em geral, queria saber se vc poderiam ajudar-me na pesquisa.
    Obrigada,
    Dan jorge

  6. STEFERSON Says:

    quais o requisitos para ser uma ferramenta de bpms??

    grato


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