The BPM Experience

Por Maurício A. Santos, ProcessMind

A pergunta pode até parecer um pouco estranha, mas considero que é uma das mais importantes ao se iniciar um trabalho de análise de processos. É comum encontrarmos documentação detalhada de um processo mas que, na prática, continua com diversos problemas de padronização, falta de controle, gargalos, retrabalhos etc etc etc. Muitas vezes é mais crítico termos um bom plano de ação para implementação de melhorias no processo do que ter sua documentação detalhada até o nível de atividades e tarefas.

Não que o mapeamento de um processo não seja importante, mas antes de se começar a análise do processo devemos fazer algumas perguntas como:

- Qual o objetivo do mapeamento?
- O que eu espero ao final do mapeamento?
- Como a documentação será utilizada?
- Quem é o cliente do trabalho de mapeamento e o que ele deseja?

Algumas respostas e o conseqüente nível de detalhamento necessário dos processos que encontramos em nossos trabalhos são os seguintes:

1. Objetivo = Implantar melhorias e controlar o desempenho do processo

Neste caso, um bom mapeamento gerencial do processo é suficiente, procurando identificar quem são os clientes do processo, quais suas necessidades e como está o desempenho do processo. Algumas reuniões com os usuários são suficientes para se levantar as oportunidades para melhorar o processo, bem como quais devem ser os indicadores necessários para medir o desempenho do processo. Dedica-se então maior tempo no detalhamento dos planos de ação para implementar estas melhorias. Os fluxos de atividades, neste caso, não são necessários ao trabalho.

2. Objetivo = Definir responsabilidades no processo e as interfaces entre os participantes

Neste caso, já será necessário entender as regras de trabalho e de execução do processo. É necessário, entretanto, desenhar uma visão macro do fluxo de atividades do processo (sem muitos detalhes), a fim de identificar quando e quais informações são passadas de um participante para o próximo. Porém, não é necessário detalhar estas atividades (em tarefas), o que só vai fazer o trabalho demorar mais para acabar e os resultados serão os mesmos no final.

3. Objetivo = Automatizar o processo e implementar ferramenta de BPMS

Neste caso, o nível de detalhamento deverá ser bem maior, principalmente para se levantar todos os dados do processo, bem como as regras para execução de cada atividade. Quase sempre, porém, não será necessário mapear as tarefas do processo, pois o BPMS será utilizado somente para automatizar as atividades.

4. Objetivo = Treinar novos usuários e/ou escrever instruções de trabalho

Neste caso sim, será necessário descer o nível de detalhamento do processo o máximo possível, para que a documentação gerada seja uma eficiente ferramenta de treinamento das pessoas. Este nível de detalhamento é comum para processos mais operacionais, com alta repetição, nos quais a padronização é essencial para se garantir a qualidade do trabalho.

Outros exemplos podem ser dados a cada projeto que participamos. O importante é ter consciência de que não adianta sair elaborando extensa documentação do processo (AS IS e TO BE) em todo e qualquer projeto de análise de processos, sob o risco de se gastar tempo e dinheiro e não alcançar os resultados esperados. Infelizmente, vemos isso acontecer com freqüência, o que acaba inviabilizando até a continuidade do trabalho de processos nas empresas.

Lembre-se: o que se procura normalmente é a melhoria do processo e não sua documentação!!!

Bom trabalho.

Por Maurício A. Santos, ProcessMind

Mais do que concorrentes, a gestão da qualidade e a gestão de processos são disciplinas complementares que, se bem conduzidas, podem levar a organização a alcançar elevados patamares de produtividade e eficácia.

Em alguns casos até, as duas disciplinas tem sido gerenciadas como uma atividade única, uma vez que ambas tem o mesmo objetivo: a melhoria da performance empresarial a partir da melhoria de seus processos, tornando a administração dos negócios mais transparente e auxiliando na tomada de decisão e gestão corporativa.

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Por Maurício A. Santos, ProcessMind

A ProcessMind parabeniza seu cliente, RL Sistemas de Higiene, pela recente conquista da medalha de bronze no Prêmio Paulista da Qualidade e Gestão, logo no seu primeiro ano concorrendo.

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Por Maurício A. Santos, ProcessMind

Aproveitando o dia do meio ambiente e o tema relacionado tão recorrente e importante como a sustentabilidade do nosso planeta, me ocorreu falar um pouco também de um tema similar, importante dentro do contexto da gestão empresarial e do assunto que tratamos neste blog: a importância de se garantir a sustentabilidade do trabalho de gestão de processos deste o início de sua implementação.

A gestão de processos sempre deve ser encarada como um programa contínuo de trabalho e gestão e não somente como um projeto com início, meio e fim. Se não for conduzida com esta visão, a tendência de se tornar um modismo dentro da empresa e logo ser esquecida ao sinal de um primeiro tropeço é grande. E muito esforço e investimento terão sido gastos sem o retorno esperado.

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Por Maurício A. Santos, ProcessMind

No início de cada ano, sempre é bom analisarmos como as coisas andaram em 2006 e como podemos melhorar em 2007. As empresas concluem seus planejamentos estratégicos, começam a colocá-los em ação e anseiam por melhores resultados no ano que começa. Em relação à Gestão por Processos ocorre o mesmo.

Pudemos perceber que durante 2006 o movimento da gestão por processo continuou crescendo, e a uma velocidade maior. Mais empresas estão se interessando em conhecer e implantar alguma inicitiva de processo, seja de uma forma corporativa ou ao menos focada em um processo mais crítico que necessita de melhorias.

No âmbito nacional, algumas importantes instituições ajudaram a disseminar a importância da gestão dos processos nas empresas, como por exemplo a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), na qual as palestras e debates sobre o tema sempre despertaram grande interesse. A oferta de cursos proliferou tanto nas universidades com em instituições privadas. As consultorias passaram a se estruturar para oferecer serviços relacionados à gestão por processos. E os vendedores de software descobriram a importância das soluções de BPMS (business process management system) para a automação e controle dos processos, aumentando a oferta deste tipo de solução no mercado. O mercado cresceu.

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Por Maurício A. Santos, ProcessMind

Se fôssemos listar os fatores críticos de sucesso para a implantação da Gestão de Processos (ou BPM), o maior deles pode ser considerado “conseguir o apoio e o comprometimento da alta direção no programa”, uma vez que o BPM envolve todas as áreas de negócio e de apoio de uma organização e deve estar totalmente alinhado às necessidades estratégicas da companhia.

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Por Maurício A. Santos, ProcessMind

Uma das primeiras atividades quando se inicia um trabalho de Gestão por Processos em uma organização é entender como esta empresa pode ser visualizada sob uma ótica dos seus principais processos. Em outras palavras, construir o modelo de gestão da empresa não pelos departamentos da empresa, mas sim pelo conjunto de processos existentes na mesma. Para isto é preciso antes compreender qual o modelo de valor da empresa, isto é, qual a forma que a empresa organiza seus processos para entregar seus produtos e/ou serviços aos clientes. Acredito que existem três formas de se enxergar o modelo de negócios da organização a partir de uma visão por processos (vide Figura - Modelos de Gestão por Processos).

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Por Maurício A. Santos, ProcessMind

Em recente artigo, Paul Harmon fala das três iniciativas de gestão de processos mais adotadas atualmente: BPM, Seis Sigma e Automação de Processos. Quais suas características e como elas podem ser disciplinas bastante complementares no programa de gestão por processos das empresas.

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Estamos lançando o BPM Forum, um forum de discussão aberto dedicado exclusivamente a temas relacionados à gestão e automação de processos de negócio, ou Business Process Management (BPM).

Convidamos todos os interessados no assunto BPM, sejam profissionais, pesquisadores ou estudantes, a se increverem no forum utilizando o link abaixo. Será um prazer poder dividir com vocês experiências, tendências e idéias sobre esse assunto tão relevante aos negócios na atualidade.

Clique aqui para participar do BPM Forum

Por Maurício A. Santos, ProcessMind

A gestão de processos é um dos 8 critérios definidos para que as empresas alcancem a excelência na gestão do seu negócio. Dentro do conceito do PDCA (Plan, Do, Check, Act), a gestão dos processos, junto com a gestão das pessoas, representam as disciplinas de execução de todas as atividades e objetivos planejados pela empresa.

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