Definição de uma Sessão de Mapeamento de Processos – Parte 2

Por Sandra Rosas, Analista de Processos, ProcessMind

Dando continuidade ao tema “Sessão de Mapeamento de Processos” iniciado na Parte 1 deste artigo, a seguir discutimos algumas ferramentas utilizadas durante as sessões, algumas aplicações das informações coletadas e o posicionamento da sessão de mapeamento no contexto geral da organização.

Aplicação, Finalidade e contribuição das Sessões de Mapeamento de Processos para a Organização.

O Mapeamento de Processo é um meio e não um fim.

Além das informações que irão identificar e definir os processos em sua finalidade, regras, métodos de execução, abrangência e posicionamento organizacional (cliente e/ou fornecedor), as sessões de mapeamento poderão oferecer à área de tecnologia, informações sobre os relacionamentos entre os processos da organização e as entidades externas à esse processo, controles necessários e indicadores de desempenho, contribuindo desta forma para a automação do processo.

De acordo com a finalidade ou aplicação do mapeamento, grupos de informações poderão ser gerados, os quais podemos classificar quanto ao seu relacionamento com a estratégia e as diretrizes da empresa. Definimos então escopos para as sessões de mapeamento conforme seu objetivo.

a) Sessão Mapeamento Gerencial

Sessão na qual os participantes e o foco das informações e definições estão em níveis tático-estratégicos como, por exemplo: objetivo do processo, indicadores de desempenho, controles internos, principais desafios, além da visão das interfaces entre os sub-processos e o relacionamento cliente-fornecedor com os demais processos da empresa.

As informações coletadas deverão ser registradas em ferramenta apropriada em conjunto com os participantes da sessão e servirão de subsídios para o entendimento das características / requisitos gerenciais e mapeamento operacional do processo.

b) Mapeamento Operacional

Utiliza-se a mesma metodologia do mapeamento gerencial, entretanto com participantes que atuam na operação do processo. Nesta sessão o foco estará em identificar: regras e premissas de execução, entradas e saídas, clientes e fornecedores (internos e externos), papéis envolvidos e recursos utilizados (documentos, relatórios e sistemas), além das oportunidades de melhoria e pontos de alerta.

As informações coletadas deverão ser registradas em ferramenta apropriada em conjunto com os participantes da sessão e possibilitarão o desenho do diagrama e descrição das atividades do processo.

Podemos citar como exemplo de ferramenta para registro de informações o instrumento criado e aplicado pela ProcessMind, que consiste em formulários interativos e flexíveis, preenchidos em conjunto com os participantes durante as Sessões de Mapeamento. De forma estruturada e visualmente intuitiva as principais informações necessárias para o entendimento e gerenciamento do processo em estudo são registradas nesta ferramenta.

Estas ferramentas chamamos de Mapas Gerencial e Operacional do Processo, além do Mapa de Interfaces onde são representadas as interações entre os subprocessos do processo mapeado com os demais processos e entidades da empresa.

Concluídas as sessões de mapeamento (Gerencial e Operacional), o processo estará desdobrado no seu nível mais operacional, e justificando a afirmação de que o Mapeamento de Processo é um meio e não um fim, como produto dessas sessões teremos recursos que viabilizarão frentes de trabalho como: gestão das oportunidades de melhoria, gestão da automação do processo e a gestão do desempenho do processo propriamente dito.

Representamos no diagrama abaixo, as Sessões de Mapeamento, quanto às suas fases e escopos no contexto geral da organização.