Definição de uma Sessão de Mapeamento de Processos – Parte 1

Por Sandra Rosas, Analista de Processos, ProcessMind

Podemos definir uma sessão de Mapeamento de Processos como uma reunião de trabalho realizada com pessoas chave da empresa, que dominam o processo em análise, cujo objetivo principal é definir e criticar o processo e identificar principalmente regras de trabalho e oportunidades de melhorias.

Para as sessões de mapeamento devem ser convidados, além dos principais gestores envolvidos no processo, colaboradores de perfil diferenciado na execução das atividades do processo, buscando com isso, as possíveis formas de execução desse processo até o consenso do melhor modelo entre os participantes.

A definição dos participantes junto ao gestor do processo e a convocação para a reunião de trabalho é realizada por um representante da empresa denominado Coordenador do Projeto.

Outro papel que deverá estar presente em uma sessão de mapeamento é o Analista de Processos, que preferencialmente deve ser representado por dois profissionais, um com foco na condução e moderação da reunião e o outro com foco no registro das informações em ferramenta própria para levantamento de processos.

O tempo de duração da sessão pode variar conforme a complexidade do processo a ser mapeado, entretanto, deve-se sempre observar o perfil do grupo e a capacidade de manterem concentração na reunião sem maiores dispersões e com o mesmo nível de qualidade das informações prestadas. Normalmente uma sessão tem no máximo 3 horas de duração.

Considerando a importância do evento da sessão de mapeamento, em que várias idéias serão apresentadas e discutidas, deve-se estruturar a reunião utilizando o apoio de recursos que proporcionem o máximo de aproveitamento, para tanto, recomenda-se o uso de ferramenta estruturada para o registro de todas as informações que serão coletadas durante a reunião (desde aquelas originalmente previstas no planejamento da sessão até aquelas que surgirão com o advento da discussão em grupo) e condições áudio visuais que propiciem a participação de todos os presentes.

Uma sessão de mapeamento possui duas fases conforme o seu objetivo:

Fase 1- Mapeamento em Grupo

O mapeamento em grupo pode apresentar foco gerencial ou operacional.

Essa fase da sessão de mapeamento é realizada com o objetivo de identificar as características e necessidades do processo sob a visão de cada um dos papéis envolvidos e atingir o consenso entre esses participantes.

No mapeamento em grupo os papéis dos Analistas de Processo são bem expressivos. Além da condução da sessão de trabalho com foco no atingimento dos objetivos traçados e registro das informações coletadas, pode ser necessária a moderação de possíveis conflitos entre os presentes, utilizando-se de sua imparcialidade na execução do processo. O Analista de Processo deve dirimir dúvidas e divergências de informações ou opiniões, tornando o mapeamento em grupo mais produtivo.

Fase 2 – Mapeamento Individual

Diferente do mapeamento em grupo, o mapeamento individual possui foco mais operacional.

Nessa fase os principais objetivos são: detalhar, especificar, exemplificar e validar as informações apresentadas durante o mapeamento em grupo.

Na sessão individual os aspectos operacionais e particularidades do processo^* são identificados e documentados pelo analista de processos, com base nas informações do mapeamento em grupo e em conjunto com representantes dos principais papéis envolvidos.

Em ambas modalidades, o papel do Analista de Processo é essencial para a produtividade da reunião. O Analista deve preparar a reunião com antecedência, estudar o processo, estruturar questionamentos e colocações que poderão estimular os participantes a discorrerem sobre os processo de maneira produtiva e com foco nos objetivos propostos. Podemos ainda citar como um dos principais desafios do Analista de Processos a captação de todos os dados fornecidos pelos colaboradores durante a Sessão de Mapeamento e conversão desses dados em informações relevantes sobre o processo.

Para concluir, citamos alguns benefícios que poderão ser observados com o sucesso de uma Sessão de Mapeamento de Processos.

* particularidades do processo em si, ou da empresa com relação ao processo.

Alguns benefícios proporcionados por uma Sessão de Mapeamento bem sucedida:

1. Aplicação prática das diretrizes e estratégia da organização;
2. Visão global por processo e não isolada por áreas ou papéis;
3. Interação, consenso, troca de conhecimentos e experiências entre diversos profissionais de “áreas diferentes” que atuam no mesmo processo;
4. Sentimento de propriedade sobre as informações prestadas e conseqüente comprometimento com o resultado final.